Um zur Suche zu gelangen, können Sie bis zur Version Windows 7 einfach die Windows-Taste drücken, sodass sich das Start-Menü öffnet. Im Suchfeld müssen Sie dann einen oder mehrere Suchbegriffe eingeben. Seit Windows 10 ist die intelligente Suche „Cortana“ in die Taskleiste integriert oder per Rechtsklick auf das Windows-Symbol unter „Suchen“ erreichbar. Wie Sie Cortana deaktivieren und in Windows 10 nur die klassische Suche verwenden, können Sie hier nachlesen. Alternativ können Sie im Datei-Explorer (ehemals Windows Explorer) direkt im entsprechenden Verzeichnis nach einer Datei suchen.
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1. Nutzen Sie Operatoren
Indem Sie die Operatoren „UND“, „ODER“ bzw. „NICHT“ Ihren Suchanfragen hinzufügen, können Sie Ihre Suche ganz einfach präzisieren. Wenn Sie zwischen zwei Wörter „UND“ setzen, erhalten Sie nur noch Suchergebnisse, die beide Wörter beinhalten. Möchten Sie direkt einige Ergebnisse ausschließen, dann nutzen Sie den Operator „NICHT“ und fügen danach den Begriff ein, denn Sie nicht in Ihrer Trefferliste erhalten möchten. Eine Suchanfrage, die mit „ODER“ getrennt wird, liefert nur Ergebnisse, die einen der beiden getrennten Suchbegriffe enthält.
| Operator | Beispiel | Effekt |
| UND | liste UND 2016 | Sie finden sämtliche Dateien, die beide Wörter enthalten, selbst wenn sie an unterschiedlichen Stellen stehen. |
| NICHT | liste NICHT urlaub | Sie finden sämtliche Dateien, die das Wort „Liste“, jedoch nicht das Wort „Urlaub“ enthalten. |
| ODER | liste ODER aufzählung | Sie finden sämtliche Dateien, die die Wörter „Liste“ oder „Aufzählung“ enthalten. Besonders sinnvoll, wenn Sie nicht mehr die genaue Bezeichnung der Datei kennen. |
2. Suchen Sie wenn möglich nach dem konkreten Format
Wenn Sie den Typ der gesuchten Datei kennen, z.B. .jpeg, .mp3 oder .docx, dann können Sie Windows konkret nach diesem Format Windows suchen lassen. Geben Sie dafür einfach den Suchbegriff und die Dateiendung – durch ein Leerzeichen getrennt – in das Suchfeld ein.
„Urlaub JPEG“ oder „Beatles MP3“ oder „Liste DOCX“ usw.
3. Suchfilter nutzen
Ist Ihnen das Datum ungefähr bekannt, an dem die Datei erstellt wurde? Dann geben Sie in das Suchfeld einfach „Änderungsdatum:Datum“ ein. Oder möchten Sie nach einer bestimmten Dateigröße suchen, dann geben Sie „Größe:Dateigrößeneinheit“ ein.
Wenn Sie in das Suchfeld z.B. eines Ordners im Explorer klicken, dann können Sie in Windows 7 auch aus einer Reihe weiterer Optionen auswählen und diese sogar kombinieren. Alle zur Verfügung stehenden Suchfiltern werden als Liste angezeigt, aus der Sie einfach auswählen können.
4. Verwendung natürlicher Sprache
Aktivieren Sie die Option „Suche unter Verwendung natürlicher Sprache“, damit weniger technische Sucheingaben verwendet werden können. Im Gegensatz zur Standard Windows Suche, funktioniert die Suche unter Verwendung natürlicher Sprache mit Sucheingaben wie „E-Mail erhalten heute“ oder „Liste docx Autor Peter“. Auch Operatoren müssen dann nicht mehr großgeschrieben werden.
Die Einstellung lässt sich in Windows 7 unter Systemsteuerung – Darstellung und Anpassung – Ordneroptionen vornehmen. Unter dem Reiter „Suchen“ müssen Sie „Unter natürlicher Sprache suchen“ anklicken. In Windows 10 ist diese Einstellung automatisch aktiviert. Der einzige Nachteil besteht darin, dass Sie unter Umständen deutlich mehr Ergebnisse erhalten, je nach Genauigkeit Ihrer Eingabe.
5. Das Verwenden von Stichwörtern zur präziseren Suche
Darüber hinaus ist der Einsatz von Stichwörtern möglich. Diese beginnen stets mit „System.“ beginnen.
Die wichtigsten Stichwörter können Sie der folgenden Liste entnehmen:
System.Liste:<>Bild – Sämtliche Dateien, die das Wort „Liste“ enthalten, jedoch keine Bilder sind.
System.DateModified:18.04.2015 – Sämtliche Dateien, die im angegebenen Zeitraum geändert wurden.
System.Keywords:“Urlaub“ – Sämtliche Dateien, die als Markierung das Wort „Urlaub“ beinhalten.
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