Wikipedia definiert E-Mail-Archivierung so: “E-Mail-Archivierung ist eine eigenständige Bezeichnung für eine langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten“.
Das ist so sehr schnell definiert, aber warum sollten Sie so etwas brauchen? Welche Vorteile bringt Ihnen E-Mail-Archivierung? Für einen individuellen Nutzer mit großem Organisationstalent werden die Vorteile nicht so groß sein. Nichtsdestotrotz, wenn Ihnen entweder die Fähigkeit oder die Zeit fehlt Ihre E-Mails selbst zu organisieren, dann kann Archivierung eine großartige Lösung sein.
Stellen Sie sich einmal vor Sie suchen eine wichtige Vertragsinformation Ihres Mobilfunkanbieter von vor zwei Jahren, aber haben keine Ahnung mehr, wo die dazu gehörige E-Mail liegt. Wenn Sie regelmäßig (z.B. monatlich, jährlich) Ihre E-Mails archivieren, müssten Sie über die Nutzung Ihrer Archive in der Lage sein, die Informationen mit ein paar Mausklicks wiederzufinden.
Wie Sie archivierte E-Mails schneller wiederfinden können, erfahren Sie hier!
Archivsuche
Gerade für Unternehmen kann E-Mail-Archivierung eine wirklich große Rolle spielen. In Firmen kommt E-Mail-Archivierung schon seit Jahren zum Einsatz, weil es Zeit und Geld spart. Jeder Mitarbeiter, der einem Kunde eine E-Mail zu einem Problem schreiben muss, welches immer mal wieder Thema ist, muss in den entsprechenden E-Mail-Archiven nur nach ein paar Stichwörtern suchen und kann einfach eine bereits geschriebene E-Mail als Vorlage verwenden – das spart dem Mitarbeiter Zeit und der Unternehmung Geld!
Compliance
Ein weiterer wichtiger Grund für Unternehmen in E-Mail-Archivierung zu investieren, liegt darin begründet, Gesetzesverordnungen nachkommen zu müssen, die vielen Branchen vorschreiben, Dokumente für bestimmte Zeit (manchmal mehr als fünf Jahre!) aufzubewahren. Das überbordende Wachstum elektronischer Kommunikation hat an diesen Gesetzen weder etwas geändert, noch sind elektronische Schriftstücke von diesen Gesetzen ausgenommen. Auch diese Dokumente müssen jederzeit von Behörden nachträglich eingesehen werden können. Hier kommt die Stärke von E-Mail-Archivierung wieder zum Tragen: Unternehmen haben über E-Mail-Archivierungssysteme die Möglichkeit ein unternehmensweites System zu etablieren, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Aber auch ohne die staatliche Vorgabe ist E-Mail-Archivierung ein wichtiges Thema für Unternehmen. E-Mail-Archive können sogar als Backup dienen, wenn Ihr komplettes System einmal zusammenbricht. Spricht eigentlich irgendetwas gegen E-Mail-Archivierung?
Comments