Bei der Volltextsuche handelt es sich um eine wichtige Methode beim Durchsuchen von Datenbanken. Bei den Datenbanken kann es sich um einzelne oder mehrere Dateien handeln, die lokal, auf einem oder auf mehreren Servern – wie es im Internet der Fall ist – gespeichert sind. Eine wichtige Rolle spielt dabei, inwiefern die Dateien im Vorfeld indiziert wurden. Damit liegt die wichtigste Funktion der Volltextsuche im Extrahieren einzelner Information aus einer weitaus größeren Anzahl an Informationen. Bei SQL Servern kommt zu der Volltextsuche die Funktion hinzu, dass sie auch feldunabhängig Informationen finden kann.
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Die Volltextsuche lässt sich nicht nur im Desktopbereich sinnvoll einsetzen. Auch beim Arbeiten mit E-Mail-Programmen wie Outlook kann Ihnen die Volltextsuche von großem Nutzen sein. Wenn Sie täglich eine Vielzahl von E-Mails verarbeiten müssen, benötigen Sie auch die Möglichkeit, schnell und effizient nach einzelnen Informationen suchen zu können.
„Big Data“ hat vielen Unternehmern verdeutlicht, dass die Auswertung sämtlicher Daten heutzutage ein Muss ist. Auch hierbei sind Programme gefragt, die Datenbanken komplett durchsuchen und nach wichtigen Informationen filtern können. Darüber hinaus ist die Volltextsuche für jene Gewerbe eine Erleichterung, die täglich mit großen Datenmengen zu tun haben. Von Anwaltskanzleien bis IT-Firmen, mit der Volltextsuche lassen sich auch längere Texte schnell durchsuchen, sofern diese als digitale Dateien vorliegen.
Volltextsuche in Outlook
Je mehr Sie mit Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen oder Kunden kommunizieren müssen, desto mehr E-Mails werden täglich von und an Ihren Server oder PC gesendet. Ein überfüllter Posteingang oder -ausgang erschwert die Suche nach einzelnen Informationen enorm. Gerade wenn Sie einmal wichtige Informationen benötigen, kann es sehr frustrierend sein, wenn Sie diese nicht schnell genug finden. Die Volltextsuche kann Ihnen in genau solchen Situationen weiterhelfen:
In einer bestimmten E-Mail suchen
In der Vorschau von Outlook können Sie nicht direkt nach bestimmten Wörtern oder Phrasen suchen. Auch die Outlook-Tastenkombination „Strg“+„E“ nutzt Ihnen dabei nichts. Sie müssen eine entsprechende E-Mail zuerst in einem neuen Fenster öffnen, bevor Sie diese per Volltextsuche durchsuchen können. Danach ist das Vorgehen recht einfach:
- Im Fenster mit Ihrer E-Mail finden Sie am oberen rechten Rand – beim Unterpunkt „Bearbeiten“ – ein kleines Lupen-Symbol (je nach Version kann es sich dabei auch um ein Fernglas handeln). Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein kleines Fenster namens „Suchen und Ersetzen“.
- In diesem Fenster befindet sich ein Suchfeld. Hier können Sie Ihre Suchanfrage formulieren.
Anstelle des langen Weges können Sie auch die Tastenkombination „Strg“+„Shift“+„F“ nutzen. Weitere Tastenkombinationen für Outlook können Sie in diesem Blogartikel nachlesen.
Sie sollten allerdings beachten, dass sich mit diesem Tool Wörter oder Phrasen in einer E-Mail finden lassen. Das macht besonders dann Sinn, wenn die entsprechende E-Mail besonders textreich ist. Um mehrere oder sämtliche E-Mails mit der Volltextsuche durchsuchen zu können, müssen Sie ein anderes Tool nutzen:
In mehreren E-Mails und Anhängen suchen
Mithilfe der Text-Suche können Sie nach einzelnen Wörtern oder sogar ganzen Textbausteinen in E-Mails suchen. Sie müssen lediglich die Einstellung „Text“ zu Ihrer Suche hinzufügen. Dazu müssen Sie in die Suchleiste klicken, damit der Suchen-Reiter in Ihrem Ribbon erscheint. Dort müssen Sie das „+“-Symbol finden, neben dem in grüner Schrift „Weitere“ steht. Wenn Sie nun auf „Text“ klicken, erscheint unter Ihrem Standard-Suchfeld ein weiteres. Ihre Suchanfrage durchsucht jetzt jede Ihrer E-Mails im entsprechenden Postfach nach Ihrem Suchbegriff.
Bei Anhängen gehen Sie identisch vor, nur dass Sie anstelle von „Text“ das Feld „Anlagen“ zu Ihrer Suche hinzufügen. Dabei müssen Sie jedoch beachten, dass nicht jede Anlage von Outlook erkannt wird. Somit können Sie nicht jede Anlage mit dieser Option durchsuchen.
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