Windows Search: Das Dilemma
Falls Sie prüfen möchten, ob Sie eine zu bezahlende Rechnung erstellt haben und sie nicht in der Windows-Suche finden, versuchen Sie vielleicht die native Outlook-Suche. Immer noch nicht gefunden? Was nun? Den Kunden anrufen? Wenn Sie sich dafür entscheiden, den Kunden anzurufen, kann dies zu einem Vertrauensverlust in Ihr Unternehmen führen oder noch schlimmer, zum Verlust eines Kunden. Kunden wollen nicht hören, dass sie eine Rechnung nicht bezahlt haben, obwohl sie es getan haben, und das kann schnell für Kopfschmerzen sorgen.
Duplizierung von Dokumenten
Falls Ihre Windows-Suche kein gewünschtes Ergebnis liefert, kann dies schnell zu Daten-Duplizierung führen. Daten-Duplizierung hat reale Kosten. Einige schätzen die Daten-Duplizierung rate auf bis zu 30 %, was Kosten von 10 bis 20 Dollar pro Duplikat nach sich zieht.
Faktoren, die zu den Kosten beitragen, sind:
- Speicherkosten
- Personalkosten (Duplizierung vorhandener Daten)
- Kundenzufriedenheit
Wenn Sie die Windows-Suche einsetzen möchten, um Duplizierung zu reduzieren, ist sie dafür nicht verlässlich. Besitzen Sie ein solides Tool, das eine Windows-Suche mit besseren Ergebnissen liefert, können Sie Ihre Daten-Duplikate auf natürliche Weise reduzieren. Die Daten-Deduplizierung ist letztlich eine arbeitsintensive Aufgabe. Sie erfordert eine manuelle Prüfung der Daten, um zu erkennen, was wichtig ist und was gelöscht werden sollte. Mit einem leistungsstarken Windows-Suchtool können Unternehmen dies mühelos erreichen.
Ein Beispiel:
Steve hat einen Kunden, der bei seiner Firma Marketingmaterialien bestellt hat. Dieser Kunde möchte denselben Text verwenden, aber in etwas anderes einfügen. Steve kann eine einfache Windows-Suche durchführen und feststellen, dass sich auf seinem lokalen Laufwerk eine Datei befindet, die zur Beschreibung passt. Er sendet sie dem Kunden zu und fragt, ob dies der gesuchte Text ist. Was Steve nicht mehr weiß oder bemerkt, ist, dass der Text veraltet ist. Der alte Text wurde zur Überarbeitung an die Grafikabteilung geschickt, und genau danach sucht er eigentlich in deren Dateisystem. Eine zentralisierte Windows-Suchlösung hätte die aktualisierte Version angezeigt, und Steve hätte seine fast identische Datei löschen können. Stattdessen erhält Steve eine Antwort vom Kunden, dass es sich um den alten Text handelt und überarbeitet werden muss. Steve nimmt die alte Datei und sendet sie erneut an die Grafikabteilung. Die Grafikabteilung führt nicht einmal eine Windows-Suche durch, da sie annimmt, es handele sich um einen neuen Text, und verbringt den Rest des Tages damit, bereits erledigte Arbeit neu zu machen. Die Duplizierung wird dabei nie bemerkt.
Eine einfache Investition in ein zentralisiertes Windows-Suchtool, das messbare Vorteile bietet, gibt dem gesamten Unternehmen die Möglichkeit, nach doppelten Informationen zu suchen und die Duplizierung auf natürliche Weise zu beenden.
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