Viele Dokumente werden mittlerweile als PDF-Datei gespeichert. Das hat viele Vorteile, nicht zuletzt, weil man diese besser schützen kann als andere Textdokumente. Zudem kann das Format auf nahezu jedem System uneingeschränkt betrachtet werden. Dadurch setzen heutzutage eine Mehrzahl von Menschen auf das sogenannte Portable Document Format und das sowohl im privaten wie auch im beruflichen Umfeld. Leider besitzt Outlook noch keine Funktion, um eine E-Mail direkt als PDF abzuspeichern. Dafür gibt es seit Windows 10 die Möglichkeit, Dokumente als PDF zu speichern, anstelle sie zu auszudrucken.
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E-Mail als PDF speichern unter Windows 10
Microsoft hat in Windows 10 endlich einige von den Nutzern lang ersehnte Funktionen umgesetzt. Wenn Sie das Upgrade auf Windows 10 genutzt haben, können Sie nun die Option „Microsoft Print to PDF“ nutzen. Diese Option lässt sich ganz einfach im Feld „Drucker“ auswählen. Bei Outlook bedeutet das, sobald Sie eine E-Mail geöffnet haben und über „Datei“ – „Drucken“ oder per Tastenkombination „Strg+P“ das Drucken-Menü öffnen, können Sie die E-Mail auch als PDF abspeichern.
1. Öffnen Sie Outlook.
2. Öffnen Sie die E-Mail, die Sie gerne als PDF gespeichert hätten.
3. Klicken Sie auf den Ribbon „Datei“ und wählen den Unterpunkt „Drucken“ aus oder nutzen Sie, wie weiter oben beschrieben, die Tastenkombination „Strg+P“ (Steuerung und Print).
4. Wählen Sie unter „Drucker“ die Option „Microsoft Print to PDF“ aus.
5. Vergewissern Sie sich mithilfe des Vorschaubildes, ob es sich um die richtige E-Mail handelt. Wenn ja, klicken Sie auf das Drucker-Symbol mit der Aufschrift „Drucken“ oberhalb der Drucker-Auswahl.
6. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie wie gewohnt den Speicherort der erstellten PDF-Datei angeben müssen. Geben Sie der Datei einen Namen und klicken Sie auf „Speichern“.
Glückwunsch, Sie haben erfolgreich eine Outlook E-Mail als PDF abgespeichert.
Windows 10 hat es wesentlich einfacher gemacht, E-Mails als PDFs abzuspeichern. Wenn Sie noch nicht auf Windows 10 umgestiegen sind, überzeugt Sie vielleicht dieser Artikel mit den wichtigsten neuen Funktionen von Windows 10. Unter Windows 7 oder 8.1 bleibt Ihnen nur die Möglichkeit, nach einem Outlook Add-In zu suchen, das in der Lage ist, E-Mails als PDF abzuspeichern. Von diesen sollte es allerdings eine größere Anzahl im Web geben.
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