Enterprise Search und Outlook PST-Dateien

Es ist überall auf unserer Website zu sehen: Lookeen kann Ihre Outlook-PST-Dateien indizieren und durchsuchen! Aber was bedeutet das überhaupt? Was ist eine Outlook-PST-Datei, wofür dienen sie und warum muss ich sie indizieren?

Wo liegt also das Problem?

Erfahren Sie, wie Sie mit einem einzigen Tool Outlook-Kalender, Termine und E-Mails durchsuchen können.

Daten, die in einer PST-Datei gespeichert sind, befinden sich außerhalb des Exchange Servers, da sie jeweils separat auf der Festplatte jeder Workstation gespeichert werden. Outlook-Dateien werden in Organisationen daher selten gesichert, da Administratoren normalerweise die Festplatten von Workstations nicht sichern.

Dies bedeutet auch, dass Daten in einer Outlook-PST-Datei nicht von anderen als dem jeweiligen Besitzer durchsucht werden können und nicht mit den nativen E-Discovery-Tools des Exchange Servers analysiert werden können. Eine Möglichkeit zur Umgehung dieses Problems ist das Freigeben von PST-Dateien im Netzwerk. Allerdings werden netzwerkverbundene PST-Dateien von Microsoft weder empfohlen noch unterstützt und können zu Dateikorruption führen.

Wie Lookeen helfen kann

Ob Lookeen auf einem privaten Computer oder als Teil einer unternehmensweiten Suchlösung installiert ist – einfache Einstellungen im Programm ermöglichen es Lookeen, Ihre Outlook-PST-Dateien zu indizieren und zu durchsuchen.

Öffnen Sie Lookeen, gehen Sie zu ‘Optionen’, Registerkarte ‘Index’ und wählen Sie den Dateipfad zu Ihrer Outlook-PST-Datei. Klicken Sie auf ‘Übernehmen’ und ‘OK’. Wenn Sie Lookeen als Outlook-Add-In installiert haben, werden Ihre Outlook-PST-Dateien standardmäßig indiziert.

Schnell-Tipp: Die Website von Microsoft Support bietet detaillierte Anleitungen dazu, wie Sie Ihre Outlook-PST-Datei je nach verwendeter Outlook-Version finden, verschieben oder sichern können.

Das Indizieren Ihrer Outlook-PST-Dateien mit der Enterprise-Edition von Lookeen in Kombination mit der Lookeen Server-Lösung bedeutet, dass Ihre PST-Dateien für Personen durchsuchbar sind, die die Berechtigung zum Zugriff haben (gemäß den Active Directory-Rechten). Die Nutzung einer unternehmensweiten Suchlösung wie dieser stellt sicher, dass Sie die Best Practices von Microsoft für das Freigeben von Outlook-PST-Dateien einhalten und gleichzeitig anderen den Zugriff auf die darin enthaltenen wichtigen Informationen ermöglichen.