Inbox Zero: Die besten Strategien für besseres E-Mail-Management Teil 2

E-Mails sind fester Bestandteil unseres Alltags und können insbesondere in Führungspositionen überwältigend sein, wenn man den täglichen Ansturm an Nachrichten bewältigen muss. Aber keine Sorge! Wie immer ist der Lookeen-Blog zur Stelle, um Ihnen zu helfen, Ihren Berufsalltag zu organisieren und zu erleichtern! Nach Teil 1 der besten Strategien für ein besseres E-Mail-Management stellt dieser zweite Teil die effektivsten Methoden vor, wie Sie auch bei Ihrem täglichen E-Mail-Ansturm den Überblick behalten.

Weitere Strategien der Inbox-Zero-Methode

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• Postfach auf null bringen: Das ist wahrscheinlich der komplexeste Teil bei der Anwendung von Inbox Zero. Sei darauf vorbereitet, dass es etwas Zeit dauert, dein Postfach zu leeren.

• Sortieren: Sortiere deine E-Mails in die unterschiedlich benannten Ordner, die ich dir im vorherigen Schritt vorgestellt habe. Konzentriere dich zuerst auf die wichtigsten E-Mails.

• Archivieren: Hast du keine Zeit, dein Postfach aufzuräumen? Du weißt nicht, ob du eine bestimmte E-Mail vielleicht noch einmal brauchst? Dann verschiebe den gesamten Inhalt deines Postfachs ins Archiv. Du solltest erst archivieren, nachdem du die wichtigen E-Mails in andere Ordner sortiert hast.

• Löschen: „Alles oder nichts“ ist hier das Motto. Sei konsequent und lösche alle Nachrichten, die du nicht mehr brauchst. Einerseits fühlt es sich großartig an, und andererseits hast du endlich wieder mehr Speicherplatz. Wenn du von vorne beginnen möchtest, kannst du natürlich alle E-Mails in den Papierkorb verschieben.

Wie nutze ich Inbox Zero künftig richtig?

Wenn du den Artikel bis zu diesem Punkt aufmerksam gelesen hast, dann hast du bereits die grundlegende Struktur von Inbox Zero verstanden. Aufbauend darauf kannst du anfangen, dich daran zu gewöhnen. Denke daran, dass diese Methode deine Produktivität und Motivation nur steigern kann, wenn du die folgenden Regeln befolgst.

• E-Mails in festen Abständen prüfen: Lege feste Zeiten oder Intervalle fest, zu denen du deine E-Mails prüfen solltest. Experten empfehlen, das Postfach nur 2-4 Mal am Tag zu prüfen. Allerdings dürfte dies im Beruf schwer umsetzbar sein. Da diese Methode darauf ausgelegt ist, dir zu helfen, dich stärker auf deine Zeit und Arbeit außerhalb des virtuellen Postfachs zu konzentrieren, sollte zwischen den Prüfungen mindestens eine Stunde liegen.

• Ordner regelmäßig aktualisieren: Allein dein Postfach zu leeren, bringt dich kaum weiter. Auch deine Ordner müssen regelmäßig gepflegt werden, um sie aktuell zu halten und Aufgaben abzuhaken. Pflege entweder deine verschiedenen Ordner im Zusammenhang mit deinem Postfach oder setze andere Intervalle.

• 2-Minuten-Regel: Bearbeite alle E-Mails sofort, die innerhalb von zwei Minuten erledigt oder beantwortet werden können. Es würde dich später mehr Zeit kosten, die E-Mail erneut durchzugehen, als sie sofort zu bearbeiten.

• Postfach = Null: Idealerweise sollte dein Postfach am Ende der Bearbeitungszeit möglichst leer sein. So kannst du dich mit einem Gefühl der Zufriedenheit auf andere Aufgaben konzentrieren.

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Weitere Tipps & Tricks, die du neben der Inbox-Zero-Methode anwenden kannst

• Aufgaben und Termine im Kalender eintragen: Füge Aufgaben und Termine, die dir per E-Mail zugesandt wurden, deinem Kalender hinzu. Im besten Fall werden alle wichtigen Informationen in deinen Kalender übernommen. So kannst du die betreffenden E-Mails mit gutem Gewissen löschen und dein E-Mail-Postfach entlasten.

• Nur ein Archiv: Da du jetzt eine großartige Ordnerstruktur hast, wirst du wahrscheinlich auch dein Archiv ordentlich halten wollen. Heutzutage ist das jedoch nicht mehr notwendig und kostet nur Zeit. Verwende ein einzelnes Archiv, in dem du alle wichtigen E-Mails vorübergehend ablegen kannst. Wenn du eine bestimmte Nachricht oder Information brauchst, verwende entweder die integrierte Suchfunktion oder ein Tool wie Lookeen, das sogar angehängte Dateien durchsuchen kann.

Natürlich ist ein kompletter und plötzlicher Wechsel nicht für jeden geeignet. Experten empfehlen daher, die Inbox-Zero-Methode (sowie die anderen hier vorgestellten Strategien) schrittweise einzuführen. Beginne damit, dies einmal pro Woche zu tun. Erhöhe dann im Laufe der Zeit schrittweise die Anzahl der Tage, an denen du die hier vorgestellten Strategien anwendest. Sei konsequent! Du wirst schnell die positiven Effekte und das befreiende Gefühl eines leeren Postfachs bemerken.

Ich hoffe, diese Methoden helfen dir, dein Postfach künftig leer zu halten!

Bis bald!