Outlook-Archiv
Ein Outlook-Archiv ist eine Datenbank, die von der Software Microsoft Outlook erstellt wurde. Alte E-Mails werden in einem solchen Archiv gespeichert, um zu vermeiden, dass das Postfach zu voll wird und die Suche nach E-Mails zu erleichtern. Sie können ältere E-Mails automatisch in ein Outlook-Archiv verschieben lassen. Dies spart Platz im Postfach und beschleunigt gleichzeitig die Software selbst, da Outlook bei einem vollen Postfach schnell überlastet wird.
Zwei Möglichkeiten zum Zugriff auf diese Archive
Im ersten Fall erstellt Outlook automatisch einen Link im persönlichen Verzeichnis, sodass Sie lediglich das Archivverzeichnis im persönlichen Verzeichnis öffnen müssen, um auf ältere E-Mails zuzugreifen. Dies ist der Standard bei neueren Outlook-Versionen.
Bei älteren Outlook-Versionen muss das Outlook-Archiv in vielen Fällen zunächst manuell zum persönlichen Verzeichnis hinzugefügt werden. Dazu müssen Sie zuerst nach dem Archiv suchen. Meistens befindet es sich im Anwendungsverzeichnis des entsprechenden Benutzers. In den Kontoeinstellungen von Outlook muss das Archiv ausgewählt und anschließend zum persönlichen Verzeichnis hinzugefügt werden. Wenn Sie Ihre gesamten Outlook-Daten automatisch sichern möchten, sollten Sie ein Outlook-Sicherungsprogramm wie den Lookeen Backup Manager verwenden.
E-Mails suchen
Wenn Sie nach einer alten E-Mail suchen, die sich nicht mehr im Postfach für eingehende Nachrichten befindet, können Sie das Outlook-Archiv öffnen und darin nach der gewünschten E-Mail suchen. Es ist auch möglich, mehrere Outlook-Archive für ein einzelnes Postfach hinzuzufügen. Viele Outlook-Benutzer archivieren alte E-Mails nicht nur, sondern ordnen sie zudem bestimmten Kategorien zu. Viele Benutzer richten beispielsweise ein Outlook-Archiv für private Daten und ein weiteres für geschäftliche Daten ein. Das Suchen nach E-Mails dauert daher weniger Zeit, da lediglich das Archiv durchsucht werden muss, in dem sich die E-Mail basierend auf ihrer Kategorie befinden sollte.
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