Was ist E-Mail-Archivierung?

Die Definition von E-Mail-Archivierung bei Wikipedia lautet: „E-Mail-Archivierung ist ein systematischer Ansatz zum Speichern und Schutz der in E-Mail-Nachrichten enthaltenen Daten, damit diese zu einem späteren Zeitpunkt schnell abgerufen werden können.“

Archivsuche

Müssen Sie in archivierten E-Mails suchen? So geht’s!

Der wahre Nutzen von E-Mail-Archivierung zeigt sich innerhalb eines Unternehmens. Unternehmen nutzen E-Mail-Archivierung bereits seit Jahren, da sie Zeit und Geld spart. Wenn Sie als Mitarbeiter eine E-Mail von vor einem Jahr aufrufen müssen, die sich mit einem Problem befasst (das etwa einmal im Jahr auftritt), gehen Sie einfach ins Archiv und verwenden dieselbe E-Mail wie im Vorjahr. Es entfällt das Abtippen der vierseitigen Dokumentation zur Problemlösung, alles liegt genau dort bereit. Das spart dem Anwender und damit dem Unternehmen Zeit und Geld.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Ein weiterer wichtiger Grund, warum Unternehmen in E-Mail-Archivierungssysteme investieren, ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Viele Branchen verlangen von Unternehmen, Dokumente jahrelang (manchmal mehr als fünf) aufzubewahren. Das überwältigende Wachstum der elektronischen Kommunikation hat die Anforderung nicht gemindert, diese Dokumente aufzubewahren, und sie sollten verfügbar sein, wenn eine Aufsichtsbehörde sie anfordert. Dies ist die zeit- und kostensparende Stärke des Archivs. Unternehmen sind in der Lage, eine unternehmensweite Lösung zur Sicherung aller digitalen Kommunikation zu implementieren. Selbst ohne gesetzliche Verpflichtung sind Archivierungslösungen für ein Unternehmen immer noch eine gute Idee. Im Falle einer Katastrophe lässt sich Ihr eigenes E-Mail-Archiv vollständig von Ihrem eigenen System wiederherstellen. Warum also nicht archivieren?