Was sind öffentliche Ordner in Outlook und wie erstellt man sie

Oft hört man von öffentlichen Ordnern – sie sind eine sinnvolle Alternative zu SharePoint für diejenigen, die es nicht nutzen. Es lohnt sich, diese Ordnerstruktur genauer unter die Lupe zu nehmen.

Was sind öffentliche Ordner

In Microsoft Outlook bezeichnen öffentliche Ordner Ordner, die im Netzwerk allgemein freigegeben wurden, um Informationen mit anderen Benutzern zu teilen. Der Besitzer der freigegebenen Dateien in einem öffentlichen Ordner kann festlegen, welche Rechte er den jeweiligen Benutzern überträgt. Kann der Benutzer schreiben, lesen oder beides? Natürlich kann der Ordner mit seinen Dateien auch für alle im Netzwerk zugänglich gemacht werden, d. h. geteilt werden. Voraussetzung für die Freigaben ist jedoch, dass alle Benutzer denselben E-Mail-Client verwenden. Öffentliche Ordner in Outlook können Kontakte, Kalenderdaten, Nachrichten selbst und andere Informationen enthalten. Sie sind eine der vielen Funktionen in Microsoft Exchange, um Outlook-Benutzern Zugriff auf gemeinsame Ordner zum Teilen von Informationen zu ermöglichen.

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Öffentliche Ordner sind einfach zu bedienen

Öffentliche Ordner sind einfach zu bedienen und daher für jeden selbsterklärend. Jedes Betriebssystem erkennt die einfache Datei- und Ordnerfreigabe öffentlicher Ordner. Die Besonderheit: Vorhandene Strukturen können ohne großen Verwaltungsaufwand freigegeben werden. Auch müssen Daten nicht erst in eine komplizierte Konstruktion übertragen werden. Die vorhandene Struktur wird einfach um die Berechtigungen erweitert.

Voraussetzungen für die Nutzung öffentlicher Ordner

Die Voraussetzung für diese technische Infrastruktur ist das kostenpflichtige Groupware- und Messaging-System Exchange Server. Microsoft hat dies unter anderem entwickelt, um Unternehmens-Intranets besser zu verwalten. Der Exchange Server kann die Kommunikation im Netzwerk über alle gängigen Netzwerke filtern – der Zugriff erfolgt natürlich weltweit über das Internet. Unerfahrene Benutzer müssen auf nichts achten. Die betreffenden geteilten Ordner erscheinen automatisch im Client und können sofort bearbeitet werden. Da es in der Regel mehrere öffentliche Ordner gibt und diese mit vielen einzelnen Dateien auftauchen, ist guter Rat in puncto Suchen und Finden weiterhin schwer zu finden.

So erstellen Sie einen öffentlichen Ordner Schritt für Schritt

Schritt 1: Drücken Sie Strg+6, um im Ordnerbereich Öffentliche Ordner anzuzeigen. Beachten Sie, dass Sie sich bei Ihrem lokalen Exchange-E-Mail-Administrator melden müssen, wenn Sie im Ordnerbereich keinen Abschnitt Öffentliche Ordner sehen, da er ihn für Sie einrichten muss.

Schritt 2: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Öffentliche Ordner und klicken Sie dann auf Neuer Ordner.

Schritt 3: Wählen Sie einen Namen für Ihren öffentlichen Ordner und klicken Sie auf OK.

Schritt 4: Da Sie der Ersteller des öffentlichen Ordners sind, gewährt Outlook nur Ihnen die Berechtigung. Um den Ordner zu teilen, können Sie Ordnerberechtigungen für Personen und Gruppen festlegen, damit diese Inhalte lesen und veröffentlichen können.

Schritt 5: Verwenden Sie den Ordner für Online-Diskussionen, um beispielsweise Kalender, Aufgabenlisten und Kontaktlisten zu teilen.

Lookeen indexiert auch Daten in öffentlichen Ordnern in Echtzeit

Da das Lookeen-Suchtool nach der Installation automatisch in Outlook integriert wird, sind diese öffentlichen Ordner für das Add-in kein Problem. Nach der Freigabe können die öffentlichen Ordner sofort indexiert werden. Lookeen kann die geteilten Ordner in Echtzeit aktuell halten, d. h. sie immer aktualisieren, ohne dass der Benutzer es bemerkt. Die Daten sind somit auf dem neuesten Stand und für alle Benutzer im gesamten Netzwerk zugänglich. Dies fördert die Teamarbeit und den Datenfluss im Unternehmen.