Was ist Indexierung?

Zunächst einmal: Was ist ein Index? In der Computertechnik definiert, ist ein Index im Wesentlichen eine Struktur oder Tabelle, die die Geschwindigkeit der Datenabfrage verbessert. Indizes werden verwendet, um Daten schnell zu finden, ohne jedes Mal, wenn jemand auf diese Daten zugreifen muss, jeden einzelnen auf einem Laufwerk oder Netzwerk gespeicherten Eintrag durchsuchen zu müssen.

Der einfachste Weg, um zu verstehen, wie es funktioniert, ist sich den Index am Ende eines großen Nachschlagewerks vorzustellen. Im Gegensatz zum Inhaltsverzeichnis listet der Index jede Seite auf, auf der ein Vorkommen eines einzelnen Wortes zu finden ist. Wenn Sie beispielsweise nach Informationen über ‚Veröffentlichen‘ suchen würden, gingen Sie zum Index und schlagen das Wort ‚Veröffentlichen‘ nach, um dann jede der im Index aufgelisteten Seiten aufzusuchen und die benötigten Informationen zu finden. Wie Sie sich vorstellen können, ist dies viel, viel schneller als das Buch Seite für Seite durchzublättern und zu prüfen, ob das Wort ‚Veröffentlichen‘ darauf vorkommt.

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Also, was ist Indexierung?

Indexierung wird daher als ‚der Prozess der Erstellung eines Index‘ definiert. Im Rechnerkontext ist Indexierung der Prozess der Erstellung von Tabellen oder ‚Indizes‘, die auf den Speicherort von Ordnern, Dateien und anderen Datensätzen wie E-Mails und Kontakten auf einer Festplatte verweisen. Die meisten Indexierungsprozesse für Desktop-Suchen identifizieren den Speicherort von Ressourcen anhand von Dateinamen, Metadaten und manchmal Text innerhalb einer Datei (genannt ‚Volltextsuche‘). Anschließend erstellen sie eine Indexdatenbank oder eine Liste von Schlüsselwörtern, die mit den Dateien verknüpft sind und die vom Programm sehr schnell durchsucht werden kann, um Ihnen den Speicherort einer Datei oder eines Datensatzes anzuzeigen.

Wie nutzt Lookeen Indexierung?

Lookeen verwendet eine Open-Source-Textengine-Bibliothek namens Lucene, um seine Suchen anzutreiben. Lucene ist eine Bibliothek für die Volltextsuche, was bedeutet, dass sie auch den Inhalt von Dokumenten indiziert. Wenn Sie einen Suchbegriff in die Lookeen-Suchleiste eingeben, sucht das System dieses Wort in seinem Index nach und zeigt Ihnen sofort an, wo Sie das Dokument finden können, das es enthält.

Lookeen verwendet Echtzeit-Indexierung und regelmäßige Aktualisierungen, um sicherzustellen, dass der Index immer den neuesten Inhalt enthält. Lookeen indiziert verschiedene Arten von Informationen zu Ihren Dokumenten und Datensätzen:

• Metadaten – Erstellungsdatum, Autor, Dateityp, Dateigröße usw.
• Datei- oder Ordnernamen und deren Speicherort
• Textinhalt von Dateien wie .docx, .pdf oder E-Mails (und vielen weiteren)

Lookeen nutzt die Fähigkeit von Lucene, all diese Informationen zu indizieren, indem es Ihnen ermöglicht, jeden dieser Faktoren über Suchfilter sehr gezielt auszuwählen. Zum Beispiel können Sie statt nach ‚Rechnung‘ zu suchen und die Ergebnisse selbst durchzugehen, angeben, dass Sie eine PDF suchen, die von Peter gesendet, gestern empfangen wurde und das Wort ‚Rechnung‘ enthält.

Ein weiterer großer Vorteil der Verwendung von Lucene als Grundlage ist, dass der Index, den Lucene erstellt, nur sehr wenig Speicherplatz belegt und, nachdem der ursprüngliche Index erstellt wurde, nur sehr wenige Systemressourcen für seine Wartung benötigt. Für eine vollständige Erklärung, warum es so schnell ist, können Sie die ersten 10 Minuten von Apache Lucene: Damals & Heute ansehen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Lucene funktioniert, empfehle ich Ihnen dringend, diese großartige Erklärung von Parse.ly zu lesen, die den komplexen Fachjargon in ‚einfaches‘ Englisch übersetzt.

Warum sollte ich mich für Indexierung und Suche interessieren?

Wie ich oben erklärt habe, reduziert die Verwendung eines Index die Zeit, die für das Finden der benötigten Informationen aufgewendet wird, erheblich. Die Dokumentindexierung auf diese Weise kann zu großen Verbesserungen im Zeitmanagement und in der Produktivität Ihrer Organisation führen, einfach dadurch, dass das Finden von Informationen leichter und effizienter wird.

Viele Unternehmen sehen mehrere Vorteile, wenn sie eine Suchlösung in ihrer Organisation einführen. Dies liegt in der Regel nicht an großen Veränderungen in der Organisation, sondern an kleinen, persönlichen Vorteilen für jeden Mitarbeiter, einschließlich:

• Erhöhte persönliche Produktivität durch die Möglichkeit, die benötigten Informationen schnell und genau zu finden.
• Die Möglichkeit, Informationen direkt zu finden, anstatt Kollegen Fragen zu stellen, deren Antworten bereits irgendwo im System dokumentiert & gespeichert sind.
• Bessere Entscheidungsfindung, weil Mitarbeiter aufgrund des schnelleren und leichteren Zugriffs auf Informationen besser informiert sind.Wie Sie sehen, ist Indexierung nicht nur eine langweilige Sache, die Ihr Suchprogramm im Hintergrund erledigt, sondern tatsächlich ein notwendiges und unglaublich nützliches Werkzeug.