15 Outlook-Tipps & Fixes zum Zeitsparen
Outlook hat so viele Features und Extras, dass es für neue Nutzer einschüchternd sein kann – Es ist selbst für diejenigen einschüchternd, die es bereits seit Jahren nutzen. Wenn es darum geht, die Produktivität und die tägliche Organisation zu steigern, kann Outlook eines der besten Werkzeuge in deinem Arsenal oder dein schlimmster Feind werden. Mit diesen 15 Tipps und Lösungen für häufige Outlook-Probleme kannst du im Handumdrehen ein Outlook-Profi werden.
1. Outlook-Suchprobleme beheben
Das Erste, was Sie über Outlook wissen sollten, ist, dass Sie früher oder später auf Suchprobleme stoßen. Das ist so gut wie sicher. Zwar können Sie versuchen, etwas dagegen zu tun, aber es ist besser, vorbereitet zu sein, falls diese Outlook-Suchprobleme auftreten. Wenn Sie Outlook-Suchprobleme beheben, läuft es in der Regel darauf hinaus, die Indexierungsoptionen zu korrigieren oder sogar den Index neu aufzubauen. Je nach verwendeter Outlook-Version gibt es unterschiedliche Schritte, um dieses Problem zu lösen. Hier sind unsere Lösungen für
2. Andere Konten mit Outlook verbinden
Outlook ist selten der einzige E-Mail-Client, den die meisten Menschen verwenden. Allerdings können Sie Outlook auch mit E-Mail-Konten anderer E-Mail-Dienstleister nutzen, und dazu gehört auch Gmail. Hier erfahren Sie genau, was Sie tun müssen, um Gmail in Outlook einzurichten. Es dauert nicht lange, und Sie haben es schnell zum Laufen gebracht. Folgen Sie einfach den Schritten, die Sie hier finden.
3. Gmail daran hindern, Outlook zu blockieren
Manchen Menschen fällt es schwer, ihre Gmail-Konten ordnungsgemäß in Outlook zum Laufen zu bringen. Wenn Sie dabei Schwierigkeiten haben, liegt das nicht an Ihnen! Falls Gmail Outlook weiterhin daran hindert, auf Ihre Konten zuzugreifen, auch nachdem Sie die obige Anleitung befolgt haben, finden Sie den geheimen Trick, es zum Laufen zu bringen, hier.
4. E-Mails in Outlook verschlüsseln
Manchmal, sei es bei geschäftlichen oder persönlichen E-Mails, möchten Sie beim Senden einer Nachricht ein zusätzliches Gefühl der Sicherheit haben. Dafür ist Verschlüsselung erforderlich. Das Verschlüsseln von E-Mails in Outlook erfordert einige Dinge, darunter die Beschaffung einer digitalen ID. Das mag weit über Ihren Anfänger-Outlook-Fähigkeiten liegen, aber es ist nicht so schwer, wie es scheint. Es ist leicht zu lernen, wie Sie E-Mails in Outlook verschlüsseln, und kommen so sicheren E-Mail-Nachrichten näher.
5. Outlook beschleunigen
Während Suchprobleme bei Outlook häufig vorkommen, werden Sie auch feststellen, dass Outlook manchmal nach langer Nutzung anfängt zu stocken und langsamer wird. Das ist ein frustrierendes Problem, besonders wenn es mitten in einer großen Aufgabe oder wenn Sie am meisten zu tun haben passiert. Auch hier müssen Sie sich keine Sorgen machen, denn das Befolgen weniger einfacher Schritte bringt Ihr Outlook aus dem Stocken und schnell wieder auf volle Geschwindigkeit. Sie können herausfinden, wie Sie Outlook davon abhalten, so langsam zu laufen, hier.
6. Outlook-Kontakte in vCard exportieren
Wenn Ihre Kontakte als vCards gespeichert sind, ist das Teilen auf verschiedenen Geräten viel einfacher. Allerdings gehört dies zu den Outlook-Aufgaben, die etwas Geduld erfordern. Wenn Sie Hunderte von Kontakten haben, die Sie in vCard übertragen möchten, haben Sie Pech gehabt: Outlook bietet tatsächlich keine Möglichkeit, mehrere Kontakte gleichzeitig zu übertragen. Möglicherweise sollten Sie sich ein Add-in von einem Drittanbieter ansehen, um die Arbeit zu erleichtern. Wenn Sie jedoch nur eine Handvoll Namen übertragen müssen, finden Sie die Schritte dazu hier.
7. E-Mail in Outlook zurückrufen
Seien wir ehrlich, wir haben es alle getan oder zumindest fast ein Opfer davon geworden, eine E-Mail an den falschen Empfänger zu senden. Was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass es einen Weg gibt, die E-Mail zurückzurufen und Sie vor etwas Verlegenheit und Erklärungen zu bewahren? Dies ist eine weitere dieser Optionen, die etwas Geduld erfordert, um sie einzurichten, aber sie ist auch einfacher, als sie scheint. Also, atmen Sie tief ein, beruhigen Sie Ihre Nerven und legen Sie los! Vielleicht können Sie diese E-Mail noch „zurückrufen“. Erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail in Outlook 2013 zurückrufen können, hier.
8. Outlook-Verbindungsprobleme beheben
Wenn Sie sich mit dem Outlook Exchange Server verbinden, können Sie irgendwann auf einige Verbindungsprobleme stoßen. Das fällt normalerweise in den Bereich der IT-Abteilung, aber wenn Sie zu Hause sind und herausfinden müssen, was zu tun ist, keine Sorge, vielleicht können Sie Ihre Outlook-Verbindungsprobleme auch von zu Hause aus beheben.
9. Nach ungelesenen E-Mails in Outlook sortieren
Standardmäßig sortiert Ihr Posteingang nach den Datumsangaben, an denen die Nachrichten empfangen wurden. Das funktioniert für viele Menschen, aber wenn Sie jeden Tag eine große Menge E-Mails erhalten, ziehen Sie vielleicht eine andere Sortiermethode vor. So können Sie nach ungelesenen E-Mails in Outlook 2013 sortieren.
10. E-Mails in Outlook farbcodieren
Farbcodierung oder „Bedingte Formatierung“ in Outlook ist einfach eine Möglichkeit, all Ihre E-Mails besser zu organisieren, wenn es im Posteingang etwas wilder wird. Sie können bestimmte Arten von E-Mails hervorheben, indem Sie die Schrift fett, rot oder größer machen. Sie können alles so einrichten, wie Sie es für angemessen halten. Wenn Sie mehr über die Farbcodierung von E-Mails erfahren möchten, gehen Sie hier hin.
11. Alte E-Mails in Outlook archivieren
Sie sollten immer ein Backup oder ein Archiv aller wichtigen Dokumente haben, und bei E-Mails sollte es nicht anders sein. Durch das Archivieren werden E-Mails aus dem Posteingang entfernt, aber in einem digitalen „Ablageordner“ mit allen wichtigen Nachrichten aufbewahrt, die Sie in Zukunft benötigen könnten. Wenn Sie mehr über das Archivieren von E-Mails in Outlook erfahren möchten, finden Sie die Schritte hier.
12. .pst-Dateien durchsuchen und reparieren
In Outlook kann sich recht viel an Daten ansammeln, und diese Daten werden in einer .pst-Datei gespeichert. Es ist wichtig, etwas über diese Dateien und die Arbeit mit ihnen zu erfahren. Wenn .pst-Dateien zu groß werden, können sie einige Probleme verursachen. Erfahren Sie hier, wie Sie die .pst-Dateien bei Bedarf durchsuchen und reparieren.
13. In Outlook mit Anhängen antworten
Wenn Sie eine Nachricht mit einem Anhang erhalten, möchten Sie vielleicht antworten, während der Anhang weiterhin angehängt bleibt, aber Sie werden feststellen, dass bei einer einfachen Antwort auf eine E-Mail der Anhang nicht im Inhalt der Antwort zu finden ist. Es gibt Wege, dieses Standardverhalten zu umgehen, und die Schritte, die Sie befolgen sollten, finden Sie hier.
14. Google- und Outlook-Kalender synchronisieren
Bei der Synchronisierung von Google- und Outlook-Kalendern gibt es leider schlechte Nachrichten: Es gibt keine nahtlose Möglichkeit mehr, diese beiden miteinander zu synchronisieren. In früheren Jahren wurde ein Eintrag in Ihrem Google-Kalender auch im Outlook-Kalender angezeigt. Das gehört wohl der Vergangenheit an. Wenn Sie mehr erfahren und einige gute Umgehungslösungen finden möchten, lesen Sie dies.
15. Outlook-E-Mails speichern
Wussten Sie, dass Sie Ihre E-Mails an anderen Orten außerhalb von Outlook speichern können? Das geht. Der beste Weg besteht darin, einen Ordner außerhalb von Outlook zu erstellen und die Nachrichten, die Sie speichern möchten, in den Ordner einzufügen. Sie können auch vollständige Sicherungen von E-Mail-Nachrichten erstellen. Erfahren Sie hier, wie das geht.
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